В процессе инвентаризайии проводимой в бюджетном учреждении были выявлены недостачи. Как правильно списать амортизируемое имущество, утраченные части основного средства, основные средства нулевой остаточной стоимости и имущества, учтенного за балансом?

10 апреля 2013

Часто при списании недостач у бухгалтера возникает множество вопросов. Например, по какой стоимости списывать ценности, как поступить, если отсутствуют какие-либо части одного предмета (в частности основного средства), и т.д.

Списание амортизируемого имущества

При списании утраченных основных средств сумму амортизации по ним также списывают. Стоимость имущества, взыскиваемую с виновного лица, определяют по общим правилам исходя из их рыночной цены на дату утраты, но не ниже остаточной стоимости. Порядок отражения этой операции в учете учреждения проиллюстрирует пример.

Пример
В процессе инвентаризации, проводимой в учреждении перед подготовкой годовой бухгалтерской отчетности, была выявлена пропажа компьютера. Он относится к особо ценному имуществу и ранее был приобретен за счет средств от приносящей доход деятельности. Первоначальная стоимость ЭВМ - 54 000 руб. По нему была начислена амортизация в сумме 14 000 руб. По решению руководителя учреждения с материально ответственного лица взыскивается стоимость недостающего компьютера в размере 42 000 руб.
 

Указанные операции будут отражены записями:
Дебет 2 104 24 410 Кредит 2 101 24 410
- 14 000 руб. - списана амортизация, начисленная по утраченному компьютеру;
Дебет 2 401 10 172 Кредит 2 101 24 410
- 40 000 руб. (54 000 - 14 000) - списана остаточная стоимость компьютера;
Дебет 2 209 74 560 Кредит 2 401 10 172
- 42 000 руб. - рыночная стоимость утраченного компьютера предъявлена к возмещению материально ответственному лицу;
Дебет 2 201 34 510 Кредит 2 209 74 660
- 42 000 руб. - внесены наличные денежные средства в кассу учреждения в счет погашения задолженности по недостаче имущества.

Списание основных средств нулевой остаточной стоимости

Возможен вариант, когда выявляется недостача основных средств, которые имеют нулевую остаточную стоимость (то есть сумма начисленной по ним амортизации равна их первоначальной стоимости). Несмотря на это, руководитель учреждения вправе принять решение о взыскании с материально ответственного лица той суммы, которая равна рыночной цене данного имущества. Ведь стоимость имущества по данным бухгалтерского учета является лишь нижней границей размера ущерба, который учреждение вправе получить с виновного работника. В то же время трудовое законодательство прямо предусматривает, что с виновника недостачи взыскивается причиненный им ущерб, сумма которого равна рыночной цене утраченного имущества. В данной ситуации бухгалтеру следует списать недостачу и отразить средства, причитающиеся к получению с виновного работника, в составе текущих доходов учреждения.

Пример
В процессе инвентаризации, проводимой в учреждении перед формированием годовой бухгалтерской отчетности, была обнаружена пропажа компьютера. Он был приобретен за счет средств от приносящей доход деятельности и относится к особо ценному имуществу. Первоначальная стоимость ЭВМ составляла 34 600 руб. По ней начислена амортизация в той же сумме. Рыночная стоимость компьютера - 6500 руб. По решению руководителя учреждения данная сумма взыскивается с материально ответственного лица.
 

Операции по списанию ЭВМ, отражению и погашению задолженности материально ответственного лица отражают записями (для упрощения примера забалансовый учет денежных средств учреждения не приводится):
Дебет 2 104 24 410 Кредит 2 101 24 410
- 34 600 руб. - списана стоимость утраченного компьютера, равная начисленной по нему амортизации;
Дебет 2 209 74 560 Кредит 2 401 10 172
- 6500 руб. - рыночная стоимость утраченного компьютера предъявлена к возмещению материально ответственному лицу;
Дебет 2 201 34 510 Кредит 2 209 74 660
- 6500 руб. - внесены наличные денежные средства в кассу учреждения в счет погашения задолженности по недостаче имущества.

Списание утраченных частей основного средства

В ходе инвентаризации может быть выявлено, что отсутствуют те или иные части основного средства в результате их порчи или хищения. Например мониторы к компьютерам. Таким образом, использование самого основного средства становится невозможным. Как быть в этой ситуации? Возможны два варианта.
 

Первый вариант. Руководитель учреждения принимает решение об учете основных средств с использованием ранее присвоенных инвентарных номеров и дальнейшей их укомплектации новыми частями. Первоначальная стоимость этого имущества может быть уменьшена на стоимость утраченных частей. Данную операцию следует рассматривать как частичную ликвидацию основного средства. Стоимость новых частей впоследствии увеличит стоимость основного средства. Такую операцию можно признать дооборудованием.

Пример
В процессе инвентаризации, проводимой в учреждении перед формированием годовой бухгалтерской отчетности, было обнаружено, что у одного компьютера нет монитора. Компьютер был приобретен за счет субсидии на иные цели и относится к особо ценному имуществу. Он используется в основной деятельности учреждения, не облагаемой НДС. Стоимость недостающего монитора - 6000 руб. Сумма амортизации, приходящейся на него, составляет 4500 руб. Виновник пропажи установлен не был. Впоследствии за счет субсидии на иные цели к компьютеру был приобретен новый монитор. Его стоимость - 9440 руб. (в том числе НДС - 1440 руб.). Он также относится к особо ценному имуществу учреждения.

Операции по списанию утраченного и приобретению нового монитора бухгалтер учреждения отразит записями:
Дебет 5 104 24 410 Кредит 5 101 24 410
- 4500 руб. - списана амортизация, приходящаяся на монитор, и уменьшена первоначальная стоимость компьютера;
Дебет 5 401 10 172 Кредит 5 101 24 410
- 1500 руб. (6000 - 4500) - списана остаточная стоимость утраченного монитора и уменьшена первоначальная стоимость компьютера;
Дебет 5 105 26 340 Кредит 5 302 34 730
- 9440 руб. - оприходован новый монитор и отражена кредиторская задолженность перед поставщиком (с учетом "входного" НДС);
Дебет 5 302 34 830 Кредит 5 201 11 610
- 9440 руб. - оплачен монитор с лицевого счета учреждения в казначействе;
Дебет 5 106 21 310 Кредит 5 105 26 440
- 9440 руб. - списана стоимость нового монитора на увеличение первоначальной стоимости компьютера;
Дебет 5 101 24 310 Кредит 5 106 21 310
- 9440 руб. - увеличена первоначальная стоимость компьютера на сумму расходов по приобретению нового монитора.

Второй вариант. Основные средства списывают как пришедшие в негодность в связи с утратой или хищением их частей. Далее необходимо выделить отдельные их составляющие в качестве самостоятельных объектов учета (материалов). На основании акта о списании основных средств с учета оставшиеся запасные части (в отношении вычислительной техники это системный блок, клавиатура, мышь и т.д.) приходуют по рыночным ценам. Впоследствии эти материальные запасы могут быть использованы:

  • для сборки новых компьютеров (их стоимость будет учтена при формировании стоимости новых инвентарных объектов);
  • для ремонта других основных средств.

Пример
В процессе инвентаризации, проводимой в учреждении перед формированием годовой бухгалтерской отчетности, было обнаружено, что у одного компьютера нет монитора. Виновник пропажи не установлен. Компьютер был приобретен за счет субсидии на иные цели и относится к особо ценному имуществу. Он используется в основной деятельности учреждения, не облагаемой НДС. Первоначальная стоимость компьютера - 19 350 руб. На момент проведения инвентаризации по нему начислена амортизация в сумме 8800 руб.
 

Руководителем учреждения принято решение о списании основного средства. Оставшиеся после этого части были оприходованы. Их рыночная стоимость с учетом износа составила:
- клавиатуры - 600 руб.;
- мыши - 350 руб.;
- системного блока - 6000 руб.
 

Системный блок относится к особо ценному имуществу. Операции по списанию ЭВМ и оприходованию запасных частей отражают в учете учреждения записями:
Дебет 5 104 24 410 Кредит 5 101 24 410
- 8800 руб. - списана амортизация, начисленная по утраченному компьютеру;
Дебет 5 401 10 172 Кредит 5 101 24 410
- 10 550 руб. (19 350 - 8800) - списана остаточная стоимость утраченного компьютера;
Дебет 5 105 36 340 Кредит 5 401 10 172
- 600 руб. - оприходована клавиатура;
Дебет 5 105 36 340 Кредит 5 401 10 172
- 350 руб. - оприходована мышь;
Дебет 5 105 26 340 Кредит 5 401 10 172
- 6000 руб. - оприходован системный блок.

Мнение специалиста
Отражение в учете выбытия частей основного средства будет зависеть от решения руководителя о порядке использования и учета материальных ценностей, остающихся в распоряжении учреждения после обнаружения хищения. Данное решение должно приниматься исходя из технических возможностей и экономической целесообразности.

Так, может быть принято решение об учете основных средств с использованием ранее присвоенных инвентарных номеров и дальнейшей укомплектации их новыми частями. Однако, по нашему мнению, наиболее приемлемый вариант решения рассматриваемой проблемы - списание основных средств (как пришедших в негодность в связи с хищением их частей). В результате такого списания необходимо выделить отдельные составляющие части списываемых основных средств в качестве самостоятельных объектов нефинансовых активов. На основании акта о списании объектов основных средств с балансового учета учреждения они будут списаны и одновременно поставлены на учет отдельные запасные части в качестве материальных запасов.

А. Суховерхова, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
В. Пименов, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Списание имущества, учтенного за балансом

В ходе инвентаризации может быть выявлена утрата ценностей, числящихся на забалансовом учете учреждения. Например имущества, полученного в пользование, материальных ценностей на хранении, основных средств стоимостью до 3000 рублей включительно в эксплуатации и т.д. В данном случае действует общий порядок учета и списания недостач.

Пример
В процессе инвентаризации, проводимой в учреждении перед формированием годовой бухгалтерской отчетности, была обнаружена недостача шести единиц основных средств стоимостью менее 3000 руб., учтенных на забалансовом счете 21 в условной оценке 1 руб./ед. Это имущество ранее приобретено за счет средств от приносящей доход деятельности.
Рыночная цена этого имущества - 4000 руб. По решению руководителя учреждения данная сумма взыскивается с материально ответственного лица.

Эти операции отражают записями:
Кредит 21
- 6 руб. (6 ед. х 1 руб.) - списана стоимость утраченных ценностей;
Дебет 2 209 74 560 Кредит 2 401 10 172
- 4000 руб. - рыночная стоимость утраченных ценностей предъявлена к возмещению материально ответственному лицу;
Дебет 2 201 34 510 Кредит 2 209 74 660
- 4000 руб. - внесены наличные денежные средства в кассу учреждения в счет погашения задолженности по недостаче имущества.
 

По материалам книги-справочника "Годовой отчет бюджетных и автономных учреждений" (под редакцией В.Верещаки)